En moins de 30 ans, notre rapport à la documentation a profondément évolué. Inutile, fastidieuse pour certains, procédurière ou déresponsabilisante pour d’autres, elle n’en reste pas moins utile à qui veut manager un organisme : tenue des objectifs, qualité des produits, performance des salariés, accroissement de compétences, harmonisation des pratiques, capitalisation des savoirs…). Si les fondamentaux restent d’actualité (cycle de vie, validation, cadre structurant…), les pratiques évoluent sous l’influence du numérique, de la dynamique de collaboration ou des nouveaux usages.
Fixer un cadre et des règles permet de maîtriser. Cette maîtrise est assurée par trois types de dispositions (en référence aux 5M):
- Méthodes (procédures, formulaires…)
- Main d’œuvre (compétence, responsabilité…)
- Moyens (logiciel, équipement…).
Ces moyens sont complémentaires. Inutile donc de multiplier les procédures si les activités sont réalisées par des acteurs compétents ou cadrées par des équipements ou logiciels.
Si la documentation est finalement utile, elle doit, pour être appliquée par les acteurs, répondre à de nouveaux usages : plus numériques, plus simples, accessible partout, en permanence, immédiatement, de façon personnalisée.
Pour y parvenir, cinq étapes et trois pratiques.
Cinq étapes :
Elles consistent à :
1. Convenir du contenu (en utilisant pour cela les analyses de risques et opportunités).
2. Déterminer l’accessibilité (pour répondre aux usages des utilisateurs et autres acteurs de la chaîne de valeur).
3. Adopter la forme adaptée ( du plus classique, au plus numérique. adaptée aux utilisateurs, lisible et percutante).
4. Définir la maîtrise adaptée (pour garantir que la règle est à jour, vérifiée, validée, versionnée… et accessible aux seules personnes autorisées).
5. Mettre en place le cycle de vie (création, identification, validation, mise à disposition, classement, archivage, destruction).
Bonne pratiques de mise en oeuvre :
Quant aux pratiques, elles privilégient :
- une information à valeur ajoutée (visuelle, compréhensible, facile à utiliser, répondant à plusieurs besoins, maintenable par les utilisateurs, cohérente et juste suffisante).
- une dynamique de collaboration humaine (tutorat, briefing, groupe de travail, formation…avec des tuteurs de confiance, engagés et exemplaires).
- des moyens de partage appropriés aux acteurs et aux usages (communautés, GED, intranet, wiki, médias sociaux, espace de partage, gestionnaire de contenu…)
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Credit Musical Albatross par CM All-Stars – Remerciement Pixabay (photos)